В трудовом законодательстве вопросам, связанным с трудовой книжкой, посвящена целая 66-я статья. Что доказывает исключительную важность этой серенькой книжицы для работающего гражданина. Без нее не устроиться на работу, в ней содержатся ключевые этапы трудовой биографии соотечественника, а ошибки, закравшиеся в документ по вине нерасторопного кадровика, могут стоить дальнейшей карьеры. Увольнение — запись в трудовой книжке, образец 2019 года.
Основные правила занесения в трудовую записей об увольнении
Вольного стиля изложения в этом бланке строгой отчетности не разрешается: как сказано в «Правилах ведения и хранения…» и «Инструкции по заполнению трудовых книжек», так и пишут, слово в слово. Главное, не перепутать причину, по которой работника уволили, она дословно переносится из ст. 84.1 ТКРФ.
Любая отметка, связанная с изменением статуса работника, заносится на страницы трудовой в тот же день, как подписан соответствующий приказ, без проволочек. Единственный случай, когда этого невозможно сделать по объективным причинам — смерть сотрудника. Придется ждать, когда оформят свидетельство о его смерти.
Шестой раздел «Правил ведения…» предписывает регистрировать трудовые книжки в двух учетных журналах:
- В приходно-расходной книге, где отмечают документы, выданные новоприбывшим сотрудникам, а также возвращенные увольняемым.
- Книге движения трудовых книжек, куда записывают все сведения о работниках, начиная от персональных до статистики о врученных грамотах, наложенных взысканиях и времени расторжения договора.
Занимается трудовыми кадровый отдел. Если предприятие маленькое или речь идет об ИП, для подобной работы назначается отдельный человек, либо эту ношу взваливает на себя сам начальник (п.45 «Правил …»).
Порядок оформления трудовой книжки при увольнении
- В первой графе вписывают номер очередной записи, ориентируясь на значение предыдущей. Если предыдущая под номером 21, то ставится 22, а не 25 или 16. Цифры, разумеется, арабские. Нумерация сквозная, начинается с самой первой записи, прерывать последовательность нельзя.
- Во второй графе указывается дата, совпадающая с последним рабочим днем увольняемого. По правилам и приказ и трудовая оформляются именно в этот день.
- Дни с первого по девятый пишут не так «1», «2», … «9», а так: «01», «02», … «09». То есть, 2 мая 2018-го заносится как «02.05.2018». Если работник отправляется в отпуск с последующим увольнением, последним рабочим днем для него является завершающий день отпуска, а не дата внесения записи в трудовую (ч.2 ст.127 ТК).
- Третья графа должна содержать основание для расторжения контракта и конкретную статью ТКРФ, в которой оно описано.
- В четвертую графу вносят реквизиты приказа, прочего распоряжения, согласно которому сотрудника увольняют. Сначала пишут название документа, далее дату и его реквизиты.
Никакие сокращения в записях не допускаются! Сокращенная запись в трудовой об увольнении дисквалифицирует запись. Все вписанные сведения заверяет уполномоченный человечек, указав свою должность, расписавшись и дополнив факсимиле своей фамилией и инициалами. Согласно Приказу Минтруда РФ от 31.10.2016 No589н заверение обязательно для компаний и организаций. Кроме подписи, ставят печать организации. Она должна быть круглой формы, содержать хорошо читаемое наименование компании и ее адрес. Не запрещено укрепить печать организации и печатью кадрового отдела.
ВажноНа руки работнику трудовую в 2019 г выдают обязательно в день увольнения. Здесь не надо полагаться на опыт сотрудника по кадрам, а убедиться в верности заполнения лично. Найдена ошибка? Следует немедленно на нее указать. Внести исправления сразу никогда не поздно. Будет намного хуже, если ошибка всплывет при дальнейшем трудоустройстве.
Не найдя никакой крамолы, увольняемый получает заветную книжицу, расписывается в том, что ознакомился с последней записью, а также ставит факсимиле в
соответствующем учетном гроссбухе, именуемом «Книгой учёта движения трудовых книжек», а также в личной карточке работника.
Это тоже важно знать:Как написать заявление на увольнение по собственному желанию
Бывает, уволенного нет на месте в последний трудовой день. Чтобы соблюсти требования регламента, по его домашнему адресу отправляется корреспонденция с просьбой явиться за книжкой либо согласиться на ее получение почтовым отправлением. Послав такое письмо, работодатель страхует себя от штрафа за задержку с выдачей документа экс-сотруднику (ст.84.1 ТКРФ).
Иногда увольняемый упорствует и не желает получать трудовую. Тогда кадровик вынужден при свидетелях задокументировать этот отказ соответствующим актом.
«Уволен…» или «Трудовой договор расторгнут…»?
Что записывать в третьей графе трудовой книжки? Этот вопрос нередко вводит в когнитивный диссонанс разум неопытного сотрудника кадрового отдела. Существуют три варианта для записи причины расставания с работником: «Уволен…» (упоминается в ст.66), «Трудовой договор расторгнут…» (ст. 81) и «Трудовой договор прекращен…» (ст. 84.1 ТК). Разницы, с семантической точки зрения, никакой, результат один: человек здесь больше не работает. Два различающихся по написанию понятия, тем не менее, обозначают одно и то же действие, а поэтому и так написать и этак будет правильно.
Однако, существует одно исключение. Если контракт расторгается по причине смерти сотрудника (п.6, ч.1 ст.83 ТК), здесь написать про увольнение будет ошибочным. Покойника нельзя уволить. Поэтому пишут о прекращении договора (п.5.4 «Инструкции…»).
Основные ошибки при заполнении трудовой
Трудовая — бумага серьезная, вольностей при внесении данных не любит ни по форме, ни по содержанию:
- для записей в трудовую используют только шариковую или гелевую ручку и только с чернилами трех цветов: синего, фиолетового, черного. Никаких красных или зеленых оттенков, только эти три «деловых» цвета;
- сокращать написание слов, даже если эти сокращения общеизвестны,запрещается. Писать следует, например, «пункт 5 статьи 81», а не «п.5 ст.81» и «Трудового
кодекса Российской Федерации», а не «ТК РФ» и т.п.; - формулировку причины для увольнения вписывают в том виде, в каком она изложена в новеллах трудового либо федерального законодательства;
- запись об увольнении заверяется не секретарем, который преимущественно ее делает, а начальником кадрового отдела. После подписи ставится ее расшифровка в виде фамилии и инициалов. Если в организации есть своя официальная печать, ее прикладывать обязательно;
- уволенный, ознакомившись с записью, должен подписаться сразу после факсимиле заверителя. Нередко об этом забывают.
Зависимость записей в трудовой от причины увольнения
Ст.84 предлагает тринадцать «увольняющих» оснований:
- взаимная договоренность работодателя и работника;
- истекло действие срочного трудового контракта;
- трудящийся сам изъявил желание уволиться;
- на расторжении контракта настаивает сам руководитель;
- работника переводят на должность в другую фирму;
- трудящегося всем коллективом избирают на руководящую работу;
- сотрудник отказывается работать далее из-за изменения условий труда или смены руководства организации;
- состояние здоровья работника ухудшилось настолько, что работать дальше возможности нет, а более легкие вакансии отсутствуют;
- сокращаемый работник не желает переводиться на другое место в рамках той же организации;
- компания переезжает в другой регион, а работник не может последовать за ней;
- не зависящие ни от работника, ни от руководства причины: воинский призыв, срок за преступление, внезапная смерть и пр.;
- выяснилось, что труженик устроился в компанию, используя фальшивые документы.
Оснований немало и каждое из них нужно правильно сформулировать в трудовой, когда наступает время увольняться.
Увольнение по собственной воле
Или увольнение по собственному желанию. По этой причине расторгается подавляющее большинство рабочих контрактов. В трудовую записывают либо «Уволен по собственному желанию» либо «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника». Обе отметки в правовом отношении идентичны. После любой из этих фраз кадровик обязательно ссылается на п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ.
Это тоже важно знать:Отработка при увольнении: обязательна ли отработка, в каких случаях можно не отрабатывать 2 недели
Если возникают дополнительные обстоятельства, конкретизирующие основную запись, их также можно указать (п.5.6 Инструкции Минтруда).
Увольнение по желанию работодателя
Руководитель первым предлагает сотруднику разбежаться, когда:
- компания в скором времени должна прекратить свое существование;
- у организации появляется новый владелец;
- происходит сокращение штата;
- работник грубо и неоднократно нарушает условия контракта и ТК;
- не справляется со своей работой в той мере, в которой должен справляться.
Содержание третьей графы также нисколько не пострадает от того, что впишут туда: «уволен» или «прекращен/расторгнут».
Увольнение по ухудшению здоровья
Начались проблемы со здоровьем, резко снизившие производительность? Здесь заговорить об увольнении первым может как трудящийся, так и начальник. В первом случае в трудовую напишут «по собственному». Если руководство не хочет, чтобы ценный сотрудник уходил, оно вправе затребовать, чтобы он представил справку от медиков, подтверждающую невозможность оставаться на прежней должности. В любом случае, даже если такую бумажку работник принесет, его выгоднее рассчитать по собственному.
Когда увольнение предлагает руководитель, он обязан предложить кандидату в безработные другую вакансию в этой же организации, менее опасную для его пошатнувшегося здоровья. Работник не согласен? Он составляет письменный отказ, на основании которого его и увольняют. В трудовой это обстоятельство тоже отражают, ссылаясь на п.8.ч.1 ст.77, мол, увольняют из-за отказа от предложенной ему по состоянию здоровья другой, более подходящей должности.
Если же работодатель рад бы предложить другое место увольняемому, а его нет, тогда пишут, что уволен из-за отсутствия в компании должности, рекомендованной по медицинским показаниям. Ссылаются на тот же восьмой пункт части первой статьи семьдесят седьмой.
Увольнение по переводу
П.5 ст.77 ТК РФ позволяет уволиться посредством перевода на работу в другую компанию либо по решению самого трудящегося, либо когда на этом настаивает руководитель, а сам работник не возражает. Исходя из этого в трудовую вписывают соответствующую причину для увольнения. А при оформлении в другой компании в трудовой обязательно отмечают, что принят на работу в результате перевода из другой организации. Уточнять, по желанию работника или начальства инициирован этот перевод, не нужно.
Увольнение сотрудника, работающего по временному трудовому соглашению
Факт приема отмечается в трудовой стандартно. Однако, когда наступит срок увольнения, придется написать, что контракт расторгается именно в связи с истечением его срока. Дается ссылка на второй пункт первой части статьи семьдесят седьмой.
Как уволить по старости
Увольняясь из-за ухода на заслуженный отдых, труженик должен увидеть в трудовой, что он уволен по собственному или вследствие достижения с работодателем соответствующего соглашения, это п.1 ст.77. Никаких указаний на пожилой возраст быть не должно. Дата увольнения должна совпадать с числом, указанным в заявлении пенсионера, так как две недели он отрабатывать не должен.
Увольнение в связи со смертью
Человеческую смерть фиксируют документально свидетельством о смерти либо судебным постановлением, признающим исчезнувшего человека покойником. Если первую бумагу родственники получают в ЗАГСе достаточно быстро, то вторую выдают только спустя год после исчезновения гражданина и то при условии, что от него не было все это время никаких вестей. Поэтому приказ и увольнительную запись в трудовой делают только при получении либо справки, либо постановления. Слово про увольнение работника здесь неуместно, пишут про прекращение или расторжение договора по причине физической кончины последнего. Ссылку ставят на пункт шестой части первой статьи 83.
Трудовую получает родня покойного лично, под расписку, либо ее высылают почтой.
Заверение записи в трудовой книжке
Подписание идет не абы как, под это дело разработан специальный ГОСТ 6.30: сначала пишется должность, следом собственно фирменный росчерк, а далее его расшифровка, состоящая из фамилии и полных имени и отчества. Без каких-либо сокращений. Нельзя написать, к примеру, «ИП Севригин С.С.», пишут «индивидуальный предприниматель Севригин Севастьян Севастьянович».
После росчерка специалиста или руководителя пишется слово «Ознакомлен» и расписывается сам увольняемый труженик. Тоже с полной расшифровкой своих загогулин. На одной линии с факсимиле кадровика его подпись стоять не должна, разрешается только под ним.
Это тоже важно знать:Могут ли уволить беременную женщину с работы
До 2008 года в трудовой разрешалось ограничиваться только печатью кадрового отдела. После распоряжения Роструда (п.35) заверять записи в трудовой должна официальная круглая печать организации.
Оттиснуть ее нужно суметь тоже по определенным правилам:
- оттиск не должен налагаться на записи, так как это якобы мешает их прочтению;
- печать слегка задевает должность увольняющегося;
- оттиск не должен быть размытым и нечетким, все идентифицирующие организацию надписи на нем должны легко читаться.
Формулировки записей в трудовой
Формулировки в трудовой зависят от оснований:
- Общие основания, согласно ст.77 ТК РФ. Образец 2019.
- Инициатива руководства, ст. 81 ТК РФ. Плюс ст. 336.
- Военный призыв, тюремный срок и прочие обстоятельства, от сторон не зависящие.
- Прочие, предусмотренные ТКРФ основания.
Примеры записи об увольнении в трудовой книжке
Записи в трудовой книжке при увольнении зависят от причин увольнения:
- По желанию работника.
- По соглашению, достигнутому сторонами.
- По сокращению кадрового состава.
- Увольнение главного руководителя. Плюс ст. 278.
- Увольнение совместителя. Ст. 288.
- За прогул, пьянство и прочие нарушения.
- В связи с завершением срочного контракта.
Исправление и замена записей в трудовой
Если кадровик накосячил в трудовой при оформлении приема на работу нового труженика либо увольнения старого, исправлять ошибки тоже придется согласно строгим правилам.
Как исправляются данные о работнике
При изменении фамилии работника старая запись в трудовой книжке об увольнении зачеркивается тонкой линией так, чтобы ее можно было прочитать. Рядом записывают новую фамилию. На внутренней странице обложки указывают название и реквизиты документа, основываясь на котором только что внесли изменения в трудовую.
Ниже расписывается ответственный работник-кадровик либо сам руководитель организации. Рядом оттискивают фирменную печать компании, внутренняя печать отдела кадров для таких целей не годится.
Данные титульного листа трудовой исправлять запрещено, можно только перечеркнуть и дописать новый вариант. Трудовую с неверно заполненным титульником требуется заменить на новую. Организация приобретает ее за свой счет. Испорченная трудовая уничтожается.
Изменение сведений о трудовой деятельности
Ошибочные данные, внесенные в трудовую, обязаны корректировать кадровики, допустившие эту ошибку. Либо исправления на основании предоставленных ими документов вносятся кадровой службой на новой работе. Эти документы получают по письменному запросу. Организация, допустившая некорректные записи в трудовой, на тот момент реорганизовалась? Запрос направляют к ее правопреемнику. Прекратила свое существование, и концов не найти? Трудовую корректируют на новой работе, опираясь на данные, которые может предоставить владелец трудовой.
Если неверные сведения на титульнике трудовой зачеркивают и пишут правильный вариант, то записи о приеме на работу и увольнении с нее на страницах трудовой зачёркивать нельзя. Поступают так: вписывают правильную информацию под неправильной, указав на недействительность прежних записей. Если под некорректной записью место уже занято, пишут на следующих свободных строчках.
Последовательность такая:
- в первую графу ставят следующий по порядку номер новой записи;
- во вторую графу вводят дату появления новых сведений;
- в 3 графе пишут «Запись, номер такой-то, считать недействительной», под ней записывают верную информацию;
- в четвёртую графу вставляют дату и реквизиты приказа, основываясь на котором, вносятся коррективы.
В какой момент нужно выдать работнику его трудовую?
Сотрудники кадровой службы предприятия обязаны отдать увольняемому его трудовую в последнюю рабочую смену. Если же работника отправляют в отпуск с увольнением сразу по его окончании, последним рабочим днем для него считается завершающий отпуск день. Но трудовую и расчет он получает в день перед отпуском. Это единственное исключение из правил. Кадровик, вручающий трудовую со всеми внесенными в нее изменениями о текущем статусе ее владельца, должен получить от него подпись, что документ действительно им получен.
Если сотрудник отказался забирать трудовую?
Это тоже важно знать:Увольнение из компании в порядке перевода: о чем нужно знать работнику и нанимателю
Затем по домашнему адресу упорствующего труженика отправляют письмо с требованием забрать трудовую или позволить отправить ему книжку бандеролью.
Этим письмом компания снимает с себя все подозрения в нечестной игре с уволенным и больше за судьбу трудовой не отвечает. Адресат проигнорировал уведомление? Книжка будет храниться в архиве, пока образумившийся бывший сотрудник не явится за ней.
Организация подстраховывается, регистрируя письмо, отправляемое «отказнику» от трудовой в журнале исходящей корреспонденции. Кроме того, сохраняется курьерская квитанция и уведомление о том, что письмо адресату передано лично в руки . Тем самым, на случай дальнейшего оспаривания увольнения через суд, компания докажет, что действовала в рамках закона.
Какое наказание полагается за задержку выдачи трудовой?
Далеко не всегда трудовая попадает в руки уволенному в последнюю рабочую смену. Он может в этот день не оказаться на работе из-за болезни, по другим, в том числе неуважительным причинам. Готовая к выдаче трудовая будет ждать его в кадровом отделе. Однако для ее получения потребуется написать заявление. После чего трудовую вернут. Допустимый срок возврата — три рабочих дня. Желая получить трудовую, но не имея физической возможности, бывший работник может написать письмо в кадровый отдел, и книжку ему вышлют по почте на указанный обратный адрес.
Трудовая в таком случае не будет иметь подписи работника под записью о его увольнении. Такая запись об увольнении по собственному желанию не является критичным в подобных обстоятельствах.
Организация отвечает рублем перед тружеником за любую немотивированную задержку трудовой, равно как и за некорректность внесенных в нее сведений.
Ст.5.27 КоАПРФ позволяет штрафовать компанию, нарушившую регламент, на сумму до пятидесяти тысяч рублей.
Организация отвечает материально, так как задержка с возвратом трудовой не дает уволенному трудоустроиться, а значит, он несет материальные издержки.
Кроме того, все дни, пока экс-сотрудник оставался без трудовой не по своей вине, компания обязана ему оплатить исходя из его среднего дневного заработка.
Интересно, что дата увольнения при возврате трудовой с опозданием аннулируется, и вписывается новая дата, согласно дню вручения документа владельцу.
Понятно, что компания не будет сама напрашиваться на штраф. Взыскать с нее деньги за просрочку можно только обратившись в дворец правосудия с соответствующим иском. Разрешается потребовать и компенсацию за моральные мучения. Ее размер определяется в зависимости от объема полученных страданий самим пострадавшим.
ВажноКоАП за подобные нарушения позволяет истребовать с должностных лиц от одной до пяти тысяч рублей. Теми же суммами наказываются и предприниматели, но здесь есть еще одна, более суровая мера: приостановка деятельности на период до трех месяцев. Та же мера наказания распространяется и на организации, а штраф за задержку с оформлением трудовой здесь варьируется от тридцати до пятидесяти тысяч «деревянных».
Условия хранения книжек
Хранят трудовые тоже по регламенту в сейфах с противопожарной защитой либо других предназначенных для бумаг строгой отчетности металлических боксах. За их сохранение в девственно-свежем состоянии руководство компании отвечает напрямую. Но чаще ответственность делегируется на бухгалтерию или кадровый отдел. «Текучка» трудовых на предприятии контролируется с составлением ежемесячных отчетов. Сколько уволилось, сколько принято на работу, в каком количестве закуплены новые бланки трудовых, сколько трудовых списано и подлежит уничтожению — фиксируется все. Если трудовые уничтожаются из-за потери товарного вида или порчи, составляют специальный акт.
Это тоже важно знать:Особенности получения компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения и порядок ее расчета
Кадровики все действия с трудовыми отмечают в «Книге учёта движения трудовых книжек». Правом получить трудовую обладают только сами работники. Владелец трудовой, не дай Бог, умер? Трудовую передадут родственникам, если, конечно, они обратятся за ней. В иных случаях ограничиваются копиями трудовой или выписками из нее. Однако, с первого января 2015-го трудовую можно временно получить на трое суток для предоставления ее в орган соцстраха. Разрешается даже оставлять ее там, если решить вопрос сразу не получается. Но после возврата ее работнику, он обязан не позднее трех дней вернуть ее обратно в кадровый отдел своей компании.
Компания сохраняет трудовые, которые так никто и не востребовал, целых семьдесят пять лет.
Ответственность работодателя за некорректные записи в трудовой
Отвечать никому не придется, если ошибки в трудовой исправлены сразу же. Владелец трудовой, обнаруживший неточность или откровенную ошибку в документе, вправе потребовать у руководства привести трудовую в порядок. Работодатель сам решает, как наказать служащего кадрового отдела, допустившего казус с оформлением трудовой. Однако начальник может и проигнорировать требование владельца книжки. В этом случае жалуются в суд.
Наказать строптивого начальника могут штрафом от одной до пяти тысяч рублей, организацию — от тридцати до пятидесяти тысяч (ст.5.27 КоАПРФ). За повторное нарушение штраф увеличивается до двадцати тысяч в отношении руководителя и до семидесяти тысяч для компании.
Есть еще один важный момент. Ст.394 ТКРФ позволяет заставить работодателя оплатить уволенному каждый день вынужденного прогула, если ошибка в трудовой помешала ему трудоустроиться в другом месте.
Что такое электронная трудовая книжка и когда введут электронные трудовые?
Трудовая в электронной реализации по содержанию ничем не будет отличаться от традиционного бумажного варианта. Отличие лишь в скорости работы с документом, большей защите данных, хранении в единой базе данных, а не как с бумажными трудовыми — в архивах каждого работодателя.
В большинстве европейских стран уже дано отказались от бумажной формы трудовых. Потому что:
- бумажную трудовую легко потерять (кража, пожар и пр.), а восстановление ее займет много времени и отнимет немало сил;
- традиционную трудовую легко подделать;
- работа с бумажными документами требует значительных материальных затрат.
Электронная трудовая появится и станет постепенно вытеснять своего бумажного аналога начиная с 2019 года.
Плюсами новой системы учета стажа трудящихся можно назвать:
- скорость работы с заполнением трудовой;
- база данных, содержащая информацию обо всех трудовых россиян, будет интегрирована с информационными базами госструктур (ПФР, ФСС и пр.);
- поскольку корректность заполнения трудовой будет проверяться компьютером, любая ошибка исключается;
- данные электронных трудовых будут храниться в зашифрованном виде, что защищает от кражи информации.
Минусы системы электронных трудовых:
- невозможно узнать, когда завершиться процесс перехода на электронные трудовые (сложности с оборудованием и кадрами, которые будут его обслуживать, на местах);
- вероятность совершения большого количества ошибок в тестовом периоде;
- процесс потребует больших финансовых вложений со стороны государства как на этапе создания единой базы данных, так и для обеспечения ее информационной защиты от хакеров;
- длительность процесса оцифровки данных с бумажных трудовых.
Законодательная база
- ТКРФ, ст.66.
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, (утв. Пост-ем Пр-ва РФ от 16.04.2003 No225).
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост-ем Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 No69).
Задайте вопрос юристу бесплатно
