Инструкция по удержанию за неотработанные дни отпуска при увольнении с сотрудника

Как удержать с увольняющегося работника деньги за предоставленный авансом отпуск. Что делать, если сотрудник отгулял отпуск и увольняется, как проводится удержание излишне выплаченных денег за неотработанные сотрудником дни отпуска при увольнении. Примеры расчета отпускных при неиспользованном отпуске

Нередко при увольнении сотрудника обнаруживается, что часть отпуска он отгулял авансом и причитающейся ему зарплаты не хватает для возмещения переплаченных отпускных.
Выясним, что делать бухгалтеру в такой ситуации, как произвести перерасчет отпускных и правильно оформить удержание средств с работника.

Содержание
(кликните, чтобы открыть)

Знать, как корректно произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении – обязанность каждого бухгалтера-расчетчика. Однако практика показывает, что нередко сотрудники допускают ошибки при проведении этой операции. Выясним, на что обратить внимание бухгалтеру при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск, и как грамотно возместить переплаченную сумму.

Принципы исчисления отпускных

Каждому работнику сейчас положено минимум 28 дней отдыха в год (ст.115 ТК РФ). Отдельным категориям трудящихся причитаются дополнительные отпускные дни (например, за ненормируемый режим труда, работу в тяжелых, сложных опасных условиях и т.д.). Их разрешается использовать по усмотрению персонала в любое удобное время.

Ежегодный оплачиваемый отпуск оплачивается за счет средств работодателя. Для определения величины причитающихся отпускных можно воспользоваться простой формулой:

Формула расчета

Сумма отп = Сдвз (среднедневной заработок) * Кдо (количество дней отдыха).

Та же формула применяется бухгалтерами, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется. По ней определяют отпускные, положенные ему за реально проработанное время, и вычитают эту сумму из ранее выплаченных отпускных. Получившаяся разница составляет долг работника перед компанией.

Основной сложностью для бухгалтера при исчислении отпускных является правильное определение среднедневного заработка. Он зависит от:

  • расчетного периода;
  • сумм начислений;
  • количества отработанных дней в выбранном периоде.

Правила расчета среднего заработка приведены в Постановлении за №922 от 24.12.2007 (в актуальной редакции). Перечислим основные постулаты, которые следует знать бухгалтеру:

  • Если сотрудник трудится в компании более года, в расчет берется его доход за 12 месяцев, предшествующих отпуску. В противном случае, необходимо использовать для вычислений заработок за отработанные месяцы, предшествующие месяцу, в котором сотрудник отправляется отдыхать. Произвольно менять расчетный период запрещено.
  • В расчете участвуют только выплаты, относящиеся к ФОТ, т. е. начисления за действительно отработанное время, всевозможные премии, выплаты за достижение высоких результатов, сверхурочную работу и прочее. Командировочные, социальные пособия, отпускные, разовые премии к юбилеям и иные выплаты, не относящиеся к ФОТ, из общего дохода исключаются, поскольку они сами определяются расчетным путем.
  • Если в расчетном периоде персоналу поднимали зарплату, заработок за предыдущие месяцы индексируется на расчетный коэффициент.

Эти же правила применяются, если необходимо определить размер компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении либо произвести перерасчет отпускных. Здесь тоже используется приведенная выше формула.

Основания для появления неотработанных отпускных дней

Трудовой кодекс (ст.122 ТК РФ) гласит, что право на отдых появляется у сотрудника после 6 месяцев работы в компании. По согласованию с руководителем он может отправиться в отпуск раньше. такой же преференцией пользуются отдельные категории сотрудников, например, беременные женщины (им для досрочного ухода в отпуск даже согласие нанимателя не требуется).

Остальные работники могут отдыхать в любое удобное для них время согласно утвержденному на предприятии графику. При этом допустимо брать отпуск авансом. Кроме того, нормами ст. ТК РФ установлено, что одна часть отпуска должна составлять не менее 14 дней.

Очевидно, что перечисленные выше положения Кодекса допускают, что сотрудник может отдыхать дольше, чем ему причитается за уже отработанное время.

Перед составлением приказа на отпуск специалист кадровой службы определяет, сколько дней отдыха положено сотруднику, исходя из его персонального трудового года. При этом кадровик руководствуется следующими правилами:

  • За каждый полный месяц работы положено 2,33 дня отдыха.
  • При расчете обязательно учитывается количество уже использованных дней отпуска.
  • Дополнительный отпуск всегда предоставляется после основного.

Выясним, как приведенные выше нормы законодательства применяются на практике.

Пример 1

find_in_page Статьи по теме
(кликните, чтобы открыть)

Мальков П. А. трудится в организации менеджером с 15.01.2019. В соответствии с нормами ТК РФ он подал заявление на отпуск сроком на 14 дней, указав период: 16-29 июля 2019 г. Затем в связи с рождением дочери счастливый отец вновь взял отпуск. Отдыхал он 17-30 сентября 2019 г.

Очевидно, что эту часть отпуска сотрудник получил авансом, поскольку право на очередные 2 недели отдыха возникнет у него лишь с 31.12.2019. На текущий момент работнику причиталось всего 18,64 дня (8 месяцев* 2,33 дня).

Если сотрудник решит разорвать трудовой договор с компанией до наступления указанной даты, некоторые дни отпуска окажутся неотработанными. Значит, бухгалтеру-расчетчику придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.

Когда работник отдыхает авансом

Ситуаций, при которых сотруднику требуется отпуск, который он еще не заработал, довольно много. Перечислим основные:

  • график отпусков составлен таким образом, что часть работников берет их авансом;
  • в связи с личными обстоятельствами специалист вынужден уходить отдыхать ранее запланированного срока;
  • сотрудник принимает решение уволиться, не отработав полный год;
  • в компании происходит сокращение штата, и часть персонала увольняют без предоставления возможности отгулять положенный отпуск.

Во всех этих случаях бухгалтеру нужно разобраться, сколько отпускных положено увольняемым работникам, и, при необходимости, осуществить удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Разберемся, как это сделать, не пренебрегая нормами трудового законодательства.

Переплаченные отпускные: удерживать или нет

Нормы в законе, вынуждающей работодателя взыскать с работника сумму переплаченных отпускных, не существует. Истребовать задолженность – право, а не обязанность нанимателя.

При решении этого вопроса рекомендуется исходить из того, по чьей инициативе расторгается трудовой договор. Если контракт разрывает работник, его обязывают погасить долг. Если трудовые отношения прекращает работодатель, он обычно прощает задолженность.

Если компания решит простить сотруднику образовавшийся долг, это следует документально зафиксировать. При увольнении работника рекомендуется заключить с ним двустороннее соглашение, где указывается сумма долга по отпускным и число дней отдыха, взятых авансом.

В документ нередко вносят пункт об отсутствии финансовых претензий, чтобы исключить саму возможность их возникновения. В остальном соглашение составляется по правилам делового оборота.

На практике большинство компаний заставляет персонал возмещать излишне выплаченные отпускные, поскольку нести дополнительные расходы не хочет никто. Следовательно, если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, бухгалтеру придется исчислить сумму «лишних» отпускных. Разовраться в механизме расчета задолженности поможет разбор следующей ситуации.

Пример 2

Никодимов А. Д. устроился прорабом 01.02.2019. По согласованию с руководством первую часть отпуска он взял с 1 по 14 июня 2019 г., а вторую – с 1 по 14 сентября 2019 г. Еще будучи в отпуске, Никодимов решил уволиться. Исходя из заявления, последним днем его работы в организации было 15.09.2019.

Фактически сотрудник проработал в компании лишь 7 месяцев. За этот период ему причитается 16,31 дней отдыха (2,33 * 7). Однако сотрудник использовал свой отпуск целиком. Поскольку фирма прощать его задолженность по отпускным не захотела, бухгалтеру нужно сделать удержание отпускных при увольнении, использованных Никодимовым А. Д. авансом.

Компенсации подлежит 11,69 отпускных дней (28 – 16,31). Предположим, среднедневной заработок, исчисленный в соответствии с Постановлением №922, составил 965,80 руб. Следовательно, с сотрудника нужно удержать 11290,20 руб. (11,69 * 965,80). Как видно из примера, долг работника перед компанией оказался довольно значительным.

Каким способом удерживают отпускные

Обычно при окончательном расчете сотруднику причитаются деньги за несколько проработанных, но еще не оплаченных дней. Из этой суммы, собственно, и производятся удержания за неиспользованный отпуск при увольнении. Работнику просто выплачивают разницу между зарплатой последнего месяца и ранее начисленными отпускными. Дополнительных распоряжений для такой операции бухгалтеру не требуется, также как нет необходимости получать согласие работника на корректировку причитающихся выплат.

Иногда заработной платы для погашения долга оказывается недостаточно (в приведенном выше примере работнику причиталась зарплата всего за 1 день) или ее вовсе нет. Тогда увольняющийся должен погасить долг самостоятельно. Обычно это делается путем внесения наличных в кассу фирмы.

Бухгалтер, который делал перерасчет отпускных, оформляет сотруднику при его увольнении приходный ордер.  На основании этого документа работник вносит в кассу излишне выплаченную ему сумму. Если долг погашен полностью, увольняющийся получает на руки свою трудовую книжку и прощается с работодателем.

Иногда работник отказывается возмещать перерасход, мотивируя это отсутствием средств. Наниматель может пойти ему навстречу, увеличив срок уплаты долга до 1 месяца. Если по истечении этого времени задолженность остается непогашенной, работодатель имеет право обратиться в суд для истребования средств.

Бухгалтерские проводки

Удержание отпускных при увольнении важно надлежащим образом отразить в балансе. Для этого делается запись по счетам учета зарплаты и расходов на нее. Сделанная ранее запись по отражению отпускных сторнируется, вместо нее формируется проводка на сумму компенсации при увольнении. Например,

Дт 20 – Кт 70 на сумму -15000,00 руб. (сторно ранее отраженных в балансе отпускных).

Дт 20 – Кт 70 на сумму 10000,00 (верно исчисленная сумма компенсации).

Кредитовый остаток по счету 70 означает, что удержание за отпуск при увольнении привело к возникновению долга сотрудника перед компанией. Как указывалось выше, эта задолженность обычно подлежит возмещению. Погашение может отражаться проводкой:

Дт 50 – Кт 70 (работник рассчитался с фирмой наличными).

Возможен вариант безналичного перечисления долга на расчетный счет компании, но увольняемые редко пользуются такой возможностью.

Дебетовый остаток на счете 70 показывает, что удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не повлекло за собой возникновение задолженности работника. Иначе говоря, причитающихся ему выплат хватило для компенсации переплаты по отпускным. В этом случае остаток денег выдается увольняемому наличными или перечисляется на его пластиковую карту:

Дт 70 – Кт 50 (51).

Запрет на удержание отпускных

Иногда бухгалтер мучается вопросом, как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении, но оказывается, что делать это не нужно. В ст.137 ТК РФ перечислены ситуации, при возникновении которых лишать работника ранее выплаченных ему денег запрещено. Перечислим такие причины увольнения:

  • добровольная или вынужденная ликвидация компании;
  • расторжение контрактов с высшим руководством из-за смены собственника;
  • призыв работника на срочную военную или альтернативную службу;
  • признание сотрудника нетрудоспособным (получение травмы, инвалидности, общее ухудшение здоровья);
  • отказ перейти на иную работу (должность) по медпоказаниям;
  • отсутствие у нанимателя возможности предоставить сотруднику работу, соответствующую его состоянию здоровья;
  • восстановление ранее уволенного специалиста в должности на основании решения инспекции по труду;
  • наступление любых форс-мажорных обстоятельств, делающих невозможной дальнейшую работу предприятия.

Здесь удержание уже выплаченных отпускных противозаконно. Указанные случаи обязывают руководство компании выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при несвоевременном увольнении, а не удерживать долги с персонала.

Знание перечисленных выше правил поможет бухгалтеру грамотно подходить к вопросу исчисления сумм отпускных и удерживать переплату с персонала только в оговоренных законом ситуациях. Понимать, как производится удержание переплаты за неиспользованный сотрудником отпуск при досрочном увольнении, необходимо каждому расчетчику.

Методика расчета авансовых отпускных

Если принято решение удержать переплаченные отпускные с работника, бухгалтеру нужно действовать по следующему алгоритму:

  • определить, сколько дней отпуска положено сотруднику;
  • выяснить, какое количество дней не отработано;
  • заново рассчитать средний заработок увольняемого;
  • определить причитающуюся сумму отпускных;
  • найти разницу между выплаченной и положенной к выплате суммой;
  • разобраться, что делать с суммой переплаченных отпускных.

Расчет авансовых отпускных

Рассчитаем авансовые отпускные согласно приведенной выше методике:

Количество дней неотработанного отпуска удобно вести по следующей формуле:

Кол-во неотр. дн. = Кол-во дн. исп. отп. – (Кол-во дн. очер. отп. / 12 мес. * Кол-во мес. раб.).

Сумму отпускных за неотработанный период определим по такой формуле:

∑ О неотр. дн. = Кол-во неотр. дн. * Ср дн. зар.

Если в расчетном периоде происходило повышение окладов всем сотрудникам компании, то среднедневной заработок за месяцы, предшествующие месяцу повышения, придется умножить на поправочный коэффициент. Также придется рассчитать, сколько отпускных дней приходилось на месяцы до повышения зарплаты и месяцы после ее увеличения.

В этом случае формула расчета суммы отпускных примет более сложный вид:

∑ О неотр. дн. = Кол-во дн. отп. до повыш. з/п * Ср дн. зар. 1 + Кол-во дн. отп. после повыш. з/п *  Ср. дн. зар.

Пример 3

Технолог Курбатов Е. Д. решил уволиться. Отпуск за 2019 г. использован полностью, работник отдыхал 28 дней согласно графику. К моменту увольнения бухгалтер получил следующие сведения:

  • авансом использован отпуск в количестве 14 дней;
  • среднедневной заработок для исчисления отпускных – 1150 руб.;
  • 20 июня 2019 г. всем сотрудникам компании были повышены оклады;
  • окончание отпуска Курбатова Е. Д. пришлось на 30 июня 2019 г.;
  • оклад работника составлял 28000,00 руб. – до повышения и 30000,00 руб. – после повышения.

Сделаем расчет авансовых отпускных по приведенному выше алгоритму и выясним, много ли переплатила компания сотруднику:

  1. Количество дней отпуска, приходящееся на период до повышения зарплаты – 11 (с 20 по 30 июня).
  2. Количество дней отпуска, приходящееся на период после повышения окладов – 3 (14 – 11).
  3. Сумма задолженности перед работодателем – 17003,57 руб. (3 дня * 1150 руб. + 11 дней * (1150 руб. * (30000 руб. / 28000 руб.)).

Эту сумму Карабутов Е. Д. получил перед уходом в отпуск авансом, но не отработал.

Удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск

Сумму переплаченных отпускных нужно удержать с увольняющегося работника, однако далеко не всегда его дохода бывает достаточно для погашения долга. Если взять данные предыдущего примера, станет понятно, что нужную сумму можно удержать с Курбатова Е. Д., если компания должна выплатить ему зарплату примерно за 13 дней.

В том случае, когда задолженность по зарплате окажется меньше, сотрудник должен добровольно погасить долг из собственных средств либо остаток задолженности придется удерживать с него частями.

Ст.138 ТК РФ ограничивает размер удержаний с зарплаты работника 20% дохода. В отдельных случаях размер удержаний можно увеличить до 50%.

Алгоритм расчета переплаты

При удержании денег за неотработанный отпуск нужно действовать в такой последовательности:

  1. Найти записку-расчет формы Т-60, в которой есть данные о среднедневном заработке работника, использованном для исчисления суммы отпускных. Использовать именно эти данные нужно потому, что компания будет возвращать то, что уже выплатила, а не пересчитывать отпуск вновь.
  2. Рассчитать количество дней отпуска, взятых авансом.
  3. Определить сумму переплаты, перемножив среднедневной заработок и количество излишне отгулянных дней.
  4. Удержать переплату с сотрудника (по возможности).

Оформление и удержание долга

Вариантов, как поступить с переплаченными отпускными, всего три:

  1. Работник добровольно погашает долг (вносит деньги в кассу или перечисляет их безналично на счет фирмы).
  2. Бухгалтер взыскивает 20% долга единовременно, остальное – в судебном порядке (ст.382-383 ТК РФ).
  3. Компания прощает долг сотрудника.

Второй и третий варианты требуют оформления соответствующих приказов, с которыми увольняемого необходимо ознакомить под расписку.

Нюансы по налогам

Корректировка начислений отпускных приводит к изменению налоговой базы, и, как следствие, необходимости перерасчета налогов. Поскольку данная ситуация не является счетной ошибкой, все исправления делаются в текущем периоде.

НДФЛ

Работодатель исполняет функции налогового агента в отношении любых выплат персонала. Поэтому даже с суммы отпускных, выплаченных авансом, необходимо удерживать и выплачивать НДФЛ. Поскольку налог был удержан в момент расчета отпускных и перечислен до последнего дня месяца, в котором сотрудник уходил в отпуск, к моменту увольнения сумма НДФЛ обычно уже перечислена в бюджет.

Если работник решит возместить долг, излишне начисленной налог сторнируется. Тогда у компании возникает переплата по НДФЛ, которую можно вернуть из бюджета в общеустановленном порядке.

Излишне удержанный НДФЛ возвращается работнику. Кроме того, бухгалтеру необходимо сдать уточняющую декларацию 6-НДФЛ за период начисления отпускных. Если производится корректировка НДФЛ за прошедший год, придется подавать «уточненку» 3-НДФЛ.

В тех случаях, когда работник отказывается погашать задолженность, и долг ему прощается, корректировка по НДФЛ не требуется.

Налог на прибыль

Уменьшение расходов на оплату труда (куда входят и отпускные выплаты) влечет за собой увеличение налоговой базы по налогу на прибыль. Возможные варианты действий бухгалтера:

  • работник погашает долг либо компания истребует долг в судебном порядке – «лишние» отпускные сторнируются;
  • компания прощает долг – сумма переплаты исключается из налогооблагаемой базы (п.49 ст.270 НК РФ).

Страховые взносы

Сторнирование сумм авансовых отпускных приводит к уменьшению базы по страховым взносам в периоде начисления отпускных. Это влечет за собой необходимость сдачи корректировочных отчетов по форме РСВ-1 и 4-ФСС.

Если работник не возвращает использованные авансом деньги

Судебная практика взыскания переплаченных отпускных весьма неоднозначна. Случаев, когда работодатели обращаются к бывшим сотрудникам с соответствующими исками, довольно редки. Причин тому несколько:

  • обычно суммы переплат оказываются слишком незначительными для того, чтобы тратить время и силы на их истребование;
  • далеко не всегда у бывшего работника имеется доход, на который можно обратить взыскание;
  • положительное решение суда возможно в том случае, если удастся доказать неправомерные действия работника, приведшие к ущербу для предпринимателя (ст.248, 391 ТК РФ).

В то же время, аргумент о недостаточности средств для взыскания переплаты отпускных обычно удовлетворяет налоговых инспекторов и не влечет негативных последствий для компании.

Бесплатная консультация
8 800 350-54-95
Задать вопрос

Задайте вопрос юристу бесплатно

Видео "Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении"

Подпишитесь на свежие новости
Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально
Поставьте оценку:
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд 5,00
Загрузка...
1222 просмотров
logo
Увольнение
Оставить комментарий

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+